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UN VECINO MÁS
Somos tu administración de fincas, trabajamos para tu comunidad, tus necesidades son las nuestras
Más informaciónPara quién
Gemafin es la solución para todas aquellas comunidades que necesitan mejorar su estado actual, que quieren que sus instalaciones estén en óptimas condiciones, con un control eficiente de sus cuentas y fomentando la buena convivencia.
A todos nos gusta tener nuestra vivienda en las mejores condiciones posibles, pues Gemafin ayuda a que esto ocurra desde que entras por el portal, accedes al garaje, subes por el ascensor… porque todo esto también forma parte de su vivienda, son zonas comunitarias pero son propiedad de cada uno de los vecinos y entre todos hemos de conseguir que estén perfectas.
Nuestro objetivo de trabajo es ese, que el hecho de ser nosotros administradores se note positivamente en el aspecto de la comunidad, en su convivencia, en la mejora de sus cuentas.
Por lo tanto, Gemafin es la solución a todas aquellas comunidades que quieren mejorar y no encuentran el camino, nosotros se lo mostramos.
Nuestros servicios
Todas las cuentas de su comunidad en orden, con un control exhaustivo y fiable de todos los gastos e ingresos de esta.
Siempre buscando las mejores opciones para mejorar la gestión de la comunidad minimizando gastos y evitando subidas sistemáticas de cuotas.
El correcto funcionamiento de la comunidad depende en gran medida de las aportaciones que hacen cada uno de los propietarios, por tanto, hay que controlar que las cuotas se vayan abonando cuando toca.
En primer lugar por el bien de la comunidad pero también por los propios vecinos, pues siempre será mejor pagar las cuotas poco a poco (cuando esté estipulado) que pagar todo de golpe porque ha habido algún despiste.
Nos encargamos de todo lo necesario para llevar a cabo las Juntas Ordinarias y Extraordinarias de la comunidad, a destacar la confección de los presupuestos para el nuevo ejercicio, siempre teniendo en cuenta los gastos del anterior y previendo las posibles necesidades de la comunidad en el ejercicio que comienza.
Acudimos de forma regular a la comunidad, mínimo una vez al mes, aunque seguramente sean más, sin motivos aparentes, sin que se requiera nuestra presencia…
Simplemente porque entendemos que nuestra responsabilidad es anticiparnos al problema y si llevamos un control periódico del mantenimiento y estado de la comunidad las sorpresas se reducirán y, con ellas, los sobrecostes o molestias que suelen acarrear los imprevistos.
¿Qué necesita la comunidad? Gestionamos todas y cada una de las reparaciones que se precisen para el correcto funcionamiento de la comunidad a través de la red de profesionales de diversos sectores con los que trabajamos (fontaneros, electricistas, constructoras …)
También nos encargamos de buscar las mejores opciones para aquellas mejoras que se quieren aplicar y que los vecinos puedan escoger la que más les convenza.
Además tenemos colaboración estrecha con técnicos cualificados como arquitectos e ingenieros, los cuales nos brindan su ayuda inestimable para encontrar la mejor solución a cada situación.
Acudimos a todas las juntas, Ordinarias y Extraordinarias, sin sobrecoste, ya está incluido en nuestro presupuesto… no sólo porque sea nuestra responsabilidad sino porque es una necesidad, tenemos que estar informados de todo lo que suceda en la comunidad para poder llevar a cabo nuestra labor de forma óptima.
Tenemos la posibilidad de llevar a cabo juntas telemáticas, siempre que la comunidad lo requiera y apruebe.
Obviamente nos encargamos de la elaboración de las actas dentro de los plazos establecidos por la ley (10 días naturales).
Hoy en día tenemos muchos medios para poder mantener contacto con los propietarios, los empleamos todos, ya sea por teléfono, mail o Whatsapp atenderemos sus consultas en un máximo de 24 horas laborables.
También se pueden organizar reuniones o citas personales, siempre que sea necesario, las cuales pueden ser presenciales, cuando visitemos la comunidad, o telemáticas.
Recogidas en el artículo 20 de la LPH:
- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
- Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
- Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.
- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
- Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
- Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.
El primer paso de esta tarea ya se desarrolla con la gestión de recibos, siempre intentando que las deudas no aumenten.
Cuando se genera una deuda considerable o recurrente ponemos en marcha el proceso de reclamación sin vía judicial, es decir, antes de recibir el encargo de la junta iniciamos las comunicaciones con el deudor para buscar una vía amistosa de pago, que no genere más gastos para este tales como intereses, costas, etc. Por ejemplo a través de acuerdos de pago (siempre aprobados por la Junta Directiva).
En caso de que no se obtenga una respuesta favorable, tras su aprobación en junta, iniciaremos el procedimiento monitorio con envío del burofax (a coste del deudor) y, tras 15 días sin respuesta, con la designación de abogado y procurador para iniciar la reclamación por vía judicial.
Por suerte las nuevas tecnologías ya han llegado al sector de la administración de fincas, en Gemafin trabajamos con IESA, compañía líder en desarrollo de software y aplicaciones para el Administrador de Fincas, la cual ha creado TucomunidadApp, pone a nuestro servicio y nosotros al de nuestros clientes, cada unos de los propietarios que conforman la comunidad.
Con esta aplicación tienen la posibilidad de estar informados de todo lo que sucede en la comunidad, cotejar actas pasadas, cuando se celebra la junta, notificar incidencias, comprobar su saldo… entre otras.
De entre todas las funciones o posibilidades que tiene se determinan cuales son las más idóneas para emplear de las comunidades que gestionamos, siempre en colaboración con la propia comunidad, y se pone en marcha.
El modelo 347 para comunidades de propietarios es un documento que éstas deben presentar, aunque no ejerzan ninguna actividad económica, cuando las operaciones realizadas con un mismo proveedor superan los 3.005,06 € con IVA incluido.
Así pues nos encargamos de su presentación, este servicio en algunas ocasiones puede tener un sobrecoste de 40,00€ más IVA, lo cual siempre se detallará a la hora de presentar el presupuesto para la comunidad.
El hecho de ser administradores colegiados no sólo les aporta seguridad a nuestros clientes sino que pone a su disposición los eficientes servicios de los que se dispone a través del Colegio de Administradores de Fincas, a destacar los señalados de asesoría legal, técnica y fiscal.
Siempre que haya alguna duda al respecto de estas ramas el Colegio, al día de toda la legislación e información de referencia, puede resolverla y ofrecernos la solución más idónea para nuestro cliente.
Recordar que nuestra estrecha colaboración con profesionales de diversos sectores de interés para el óptimo funcionamiento de las comunidades, también nos aporta una gran cantidad de información de la que nutrirnos para resolver cualquier problemática que pueda surgir en estas.
En la actualidad las comunidades de propietarios están obligadas a comunicarse con la administración pública por vía telemática. Esto debería verse como una ventaja pues agiliza todos los trámites a desarrollar con las administraciones pero lo primero es disponer de certificado digital.
A través de nuestro proveedor de gestión de certificados digitales, Cafirma, nos encargamos de la emisión del certificado y su gestión total.
Otra ventaja más de estar colegiados es que estamos informados en todo momento de las posibles subvenciones a las que puedan acogerse las comunidades de propietarios para mejorar su estado o funcionamiento.
No sólo a través del colegio, siempre buscamos lo mejor para nuestras comunidades, por lo que intentamos estar informados de todas las ayudas a las que puedan acogerse nuestros clientes.
Clientes satisfechos
David Urquía Medina
Quiénes somos
La historia de Gemafin empieza a forjarse en torno a 1997, cuando Santiago Moreno García comienza su incursión en el mundo de la administración de fincas como freelance. Tras años de formación y trabajo en el sector, es en septiembre de 2006 cuando, por fin, se constituye la empresa, Gemafin, S.L.
Desde entonces la empresa ha ido creciendo, tanto en clientes como en trabajadores, actualmente somos seis personas las que hacemos posible que nuestros clientes tengan el mejor servicio a su disposición.
Este crecimiento es el fruto de la aplicación de nuestros valores: trabajo, dedicación, cercanía, credibilidad y transparencia.
Para conseguir nuestros objetivos de eficiencia en los servicios prestados nos rodeamos de los mejores profesionales y empleamos las últimas aplicaciones del
sector, fusionando tradición e innovación para ejercer nuestro trabajo, siempre al servicio de la comunidad y sus vecinos.
Somos una administración cercana adaptada a las nuevas tecnologías, mantenemos contacto presencial, vía telefónica, web, mail, Whatsapp y Zoom, desde donde
podemos organizar no sólo reuniones, también juntas telemáticas. Además, a través de nuestro programa de gestión con el que organizamos eficientemente todo el
trabajo, ofrecemos a todos nuestros clientes la opción de usar TucomunidadApp, desde donde podrán informarse de todo lo referente a su comunidad, por ejemplo, visualizando las actas de las juntas, comprobando su saldo… entre otras
opciones.
Preguntas frecuentes
El administrador de fincas es un profesional especializado, el cual se encarga de administrar los elementos comunes de las comunidades de propietarios, según lo establecido por la Ley de Propiedad Horizontal.
El administrador de fincas actúa como gerente, gestor, secretario, contable y mediador en reuniones de vecinos, además de prestar asesoramiento profesional sobre cualquier tema que afecte a la comunidad.
De forma coloquial, podríamos decir que los administradores de fincas son solucionadores de problemas.
¡Para nada! No hay ningún texto legal en el que se indique tal afirmación, sin embargo, es altamente recomendable.
La Ley de Propiedad Horizontal, que detalla las normas, derechos y deberes de una comunidad de vecinos, no establece la obligación de contar con un administrador de fincas. De hecho, según esta normativa, cualquier propietario puede ejercer estas funciones, recayendo habitualmente sobre el presidente de la comunidad.
Ahora bien, el volumen de trabajo y el tiempo que suponen la gestión de una comunidad de propietarios puede resultar difícil de asumir por un vecino, que además, no tiene porque disponer de los conocimientos precisos para realizar dichas tareas adecuadamente. Por ello, a pesar de no ser obligatorio tener un administrador de fincas, en la actualidad la mayoría de las comunidades de vecinos optan por contratar a estos profesionales para asegurarse una gestión óptima.
Cabe destacar que la contratación de un administrador de fincas colegiado aporta una serie de garantías, que un particular, sin entrar en temas de conocimientos, no puede igualar, aportando tranquilidad, seguridad y confianza en una gestión honesta y responsable.
- Profesionalidad: Los administradores de fincas son profesionales colegiados, lo que supone una garantía de que cuentan con la formación, aptitudes y experiencia necesarias para el adecuado cumplimiento de sus funciones y, por tanto, para la óptima gestión de la comunidad.
- Seguridad jurídica: El Colegio de Administradores de Fincas de cada comunidad autónoma también cubre la actuación de sus colegiados con un seguro de responsabilidad civil con una cobertura que puede alcanzar los 3,1 millones de euros.
Además, la comunidad también contará con asesoramiento legal a través de los servicios jurídicos del Colegio de Administradores. - Ahorro económico: Gracias a su formación, el administrador es capaz de ofrecer una visión más profesional y certera sobre los distintos asuntos que atañen a la gestión de la comunidad y valorar cuál es la solución más adecuada y rentable en cada caso, lo que supone un ahorro general para todos los propietarios e inquilinos.
Las subvenciones públicas son un claro ejemplo de las ventajas de contar con los servicios de estos profesionales. El administrador de fincas cuenta con información actualizada sobre estas ayudas y los trámites administrativos a seguir para solicitarla, lo que facilitará enormemente el proceso burocrático. - Arbitraje y mediación: Llegar a un acuerdo en una comunidad en la que los propietarios tienen intereses contrapuestos puede suponer una tarea difícil. En estos casos, el administrador de fincas puede actuar como mediador para facilitar el proceso o realizar funciones de arbitraje, evitando así acudir a la vía judicial.
- Formación continua y actual: Ya sea a través del Colegio de Administradores, desde donde se ofrecen infinidad de formaciones a lo largo del año, acordes con la realidad de la profesión y la región de donde se opera; o por iniciativa propia, para mejorar las prestaciones ofrecidas a sus clientes. Un administrador de fincas está siempre en formación continua para poder ejercer su profesión en condiciones óptimas.
Los administradores de fincas tienen seis obligaciones principales para con la comunidad, recogidas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal:
- Velar por el buen régimen de la finca: el administrador tiene la obligación de velar por el buen funcionamiento de la comunidad, sus instalaciones y servicios, y, para cumplir con ello, realizar las oportunas advertencias y apercibimientos a sus titulares. Al fin y al cabo, el Administrador es responsable de los servicios de la finca y del correcto funcionamiento de estos.
- Preparar el plan de gastos previsibles: preparar con la debida diligencia y previsión el presupuesto de la comunidad para, posteriormente, someterlo a votación en la Junta, proponiendo los medios necesarios para la consecución de sus diferentes partidas.
- Conservación de la finca: el administrador tiene que atender a la correcta conservación y buen funcionamiento de la comunidad, ejecutando las reparaciones y acciones que sean urgentes, informando inmediatamente de ello al presidente o, en su caso, a los propietarios.
En este punto, nos detendremos en el concepto de URGENCIA, dado que es en estos casos cuando la ley nos permitirá arreglar unilateralmente la avería, dada la necesidad urgente de esta; siempre informando al presidente de la comunidad o a la Junta de Propietarios u Órgano de Gobierno. En caso de no ser urgente, nunca se tomarán medidas de forma unilateral. - Ejecutar las órdenes de la Junta: haciendo efectivos los acuerdos adoptados en cuanto a las obras que se vayan a realizar, elaborando el plan de acción y marcando las fechas, además de efectuar los pagos y cobros que sean procedentes para su consecución.
- Secretario de la Junta y Custodia de la documentación: actuando como secretario de la Junta, redactando las actas, expidiendo las certificaciones necesarias y custodiando los documentos no sensibles de la comunidad (5 años), siempre a disposición de los titulares.
- Otras atribuciones que se confieran por la Junta: cada comunidad de vecinos tiene sus particularidades y, dependiendo de lo que se negocie con el administrador contratado, se podrán asignar otras tareas no referenciadas en la LPH.
En la actualidad existen dos formas de incorporarse al Colegio de Administradores de Fincas; mediante acceso directo, hallándose en posesión de alguno de los títulos reconocidos por el Colegio; o bien, cursando el plan de estudios de la Escuela Oficial de Administradores de Fincas autorizado por el Ministerio de Fomento.
El Administrador de fincas cobrará una cuota por vecino, este importe variará en base a los servicios que tenga la Comunidad de Propietarios, es decir, en comunidades con piscina, jardín, garaje, etc. el precio será más alto que en otras que únicamente tienen ascensor, por ejemplo.
No existen tarifas fijas pero, a mayor número de servicios la carga de trabajo es mayor y, por tanto, el coste de contratación del administrador también. Estas cuotas serán revisadas cada año el primer día del año, en función de la fecha de cierre.
La gestión de comunidades engloba un sinfín de casuísticas que pueden aparecer y no estar contempladas previamente en las funciones del administrador, así pues, existirán una serie de actividades que quedan fuera del alcance de su gestión y que, por tanto, no se le pueden exigir.
Algunas de ellas si son conocidas, como la representación legal de la comunidad, la cual corresponde al presidente de la misma; exigir (que no solicitar) el pago a los propietarios deudores y hacer cumplir los acuerdos a que estos lleguen o contratar servicios sin acuerdo de la comunidad o su junta directiva.
La materialización de la relación laboral da comienzo con la aprobación en junta de la contratación del administrador, en base al presupuesto que se haya presentado, en el cual se detallan los servicios, funciones y obligaciones a desarrollar para la comunidad.
Siempre podrá formalizarse un contrato en el que se señalen todos los pormenores de esta relación laboral, pero no es un requisito exigido en la Ley de Propiedad Horizontal.
Lo primero que debería revisarse es, en caso de que se haya formalizado un contrato, comprobar la fecha de fin (suele estar sujeto a la celebración de la Junta Ordinaria de la comunidad), para evitar la indemnización, en el supuesto de que exista.
A partir de aquí se deberá cumplir con los requisitos de Convocatoria de la Junta; en caso de ser Junta Extraordinaria, se tendrá que enviar un comunicado al Presidente de la Comunidad para que este punto sea añadido al orden del día (si no ha sido promovido por él mismo). El acuerdo se adoptará por mayoría simple de propietarios asistentes.
No es necesario tener un Administrador de Fincas convenido, pero sí aconsejable, puesto que durante el proceso de cambio, pueden surgir problemas contables, que requieran atención inmediata.
Porque además de cumplir con todo lo explicado y desarrollado anteriormente, somos una administración donde valores como trabajo, dedicación, cercanía, credibilidad y transparencia están intrínsecos en nuestra labor diaria, no sabemos llevar a cabo la administración de nuestras comunidades de otra forma.
Así pues, para ello empleamos todo nuestro esfuerzo y dedicación, además de estar al día de los últimos avances tecnológicos que puedan ser de aplicación en el sector para ponerlos a disposición de las comunidades que confían en nosotros, convirtiéndonos en una administración cercana adaptada a los nuevos tiempos.
